Programme du cours

1 jour (7 H) | 1-OL-PERF Renseignez-vousCette formation vous intéresse ? 
 

Objectifs

Maîtriser les options avancées de la messagerie
Savoir classer, archiver et mettre des rappels sur ses messages
Gérer plusieurs dossiers de type contacts
Optimiser le calendrier pour créer ses propres RDV mais aussi pour envoyer des invitations
Utiliser Outlook comme outil collaboratif au sein de mon entreprise: partage de dossiers

Participants / Pré-requis

Toute personne souhaitant améliorer ses connaissances avec Outlook et l’utiliser comme un vrai outil de travail professionnel

Utilisation du clavier et de la souris + connaissance de l’interface Windows requises

Contenu

Généralités : rappels

  • Comment fonctionne une messagerie ?
  • Les 2 types de boite aux lettres : sur Internet, sur un serveur Exchange

La messagerie avancée

  • Rappels sur les fonctions de base
  • Les formats du message : choix du format par défaut et comment transformer un format de message
  • Créer plusieurs signatures pour mes massages et les utiliser
  • Ajouter des options d’envoi à un message
  • Les catégories
  • Les indicateurs de suivi
  • Les conversations et leur gestion
  • Commande de contexte (à partir de la version 2013)
  • Renvoyer un message avec des modifications
  • Rappeler un message
  • Paramétrer son message par défaut et sa messagerie

Les courriels : gestion et classement

  • Classement d’un message dans un dossier personnalisé
  • Utiliser les dossiers de recherche pour retrouver un message
  • Créer une règle pour un traitement automatique de vos messages
  • Les courriers indésirables

Archivage des messages

  • Découvrir les principes de l’archivage
  • Créer sa boite aux lettres pour l’archivage
  • Paramétrer son archivage automatique
  • Archiver manuellement
  • Ouvrir et fermer sa boite aux lettres d’archivage

Utiliser son calendrier

  • Les différents modes d’affichage du calendrier
  • Rappels sur les rendez-vous et les évènements
  • Classer une entrée de calendrier dans une catégorie
  • Rechercher une entrée de calendrier sans connaitre sa date
  • Insérer les jours fériés
  • Rendre confidentiel une entrée de calendrier
  • Envoyer le calendrier par courrier électronique
  • Créer une réunion et inviter des participants
  • Voir les disponibilités des participants invités
  • Trouver un créneau horaire où tous les participants seront disponibles
  • Réserver une salle de réunion ou une ressource avec l’invitation
  • Gérer les retours de vos invitations : refus, acceptation…
  • Replanifier une invitation
  • Créer un agenda de groupe
  • Paramétrer son calendrier
  • Imprimer son calendrier

Les tâches

  • Présentation des tâches
  • Créer et suivre une tâche
  • Trier et classer les tâches par ordre de priorité
  • Déléguer une tâche
  • Affichage des tâches sur le calendrier et dans l’interface d’Outlook
  • Transformer un message en tâche
  • Envoyer le rapport d’état

Le travail de groupe

  • Déléguer à des collaborateurs des modules Outlook
  • Afficher les modules partagés
  • Modifier les droits de partage
 
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