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Formation
Classer utile, rapide et efficace

Formation, Efficacité professionnelle

Programme

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Objectifs / Durée de la formation

Durée: 2 jours, soit 14 heures
  • Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
  • Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
  • Organiser les archives

Participants / Pré-requis

  • Tout public

  • Pas de prérequis spécifique

Moyens pédagogiques

  • Formateur expert dans le domaine
  • Padagogie participative et active, support de cours remis à chaque participant, vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard
  • Feuille de présence signée en demi-journée, évaluation des acquis tout au long de la formation, questionnaire de satisfaction, attestation de stage

1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Mettre en oeuvre les principes du classement
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

  • Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
  • Gestion du temps

3. Faciliter l'accès de tous à l'information

  • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
  • Élaborer un plan de classement
  • Choisir des titres de dossiers pertinents
  • Structurer ses dossiers de façon pratique
  • Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
  • Faire coïncider le classement papier et micro
  • Choisir un matériel adapté

4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

  • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
  • Bonnes raisons de garder :
    • que garder
    • pendant combien de temps
    • selon quels critères
  • Connaître les durées légales de conservation des documents.
  • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

5. Classer avec PC

  • Concevoir ses bases de données
  • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

6. Optimiser sa messagerie

  • Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
  • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

7. Découvrir la gestion électronique des documents